Mijn eerste keer: de BTW-aangifte

Blauwe schrik 

Een maandje geleden of zo, lag hij op de mat: de blauwe schrik! Maar waarom heb ik eigenlijk zo’n hekel aan die blauwe envelop? Het gaat nergens over, want ik weet wat ik aan BTW gefactureerd heb én ik weet wat ik al aan BTW betaald heb bij het doen van mijn zakelijke aankopen (de zgn. voorbelasting). Dus met het verschil tussen die twee zal ik de schatkist moeten spekken! 

Inkomsten minus uitgaven

Toen ik startte als ondernemer heb ik gedacht over een eenvoudig boekhoudpakketje, maar gelukkig heb ik dat niet gedaan. Excel voldoet prima voor een eenvoudige administratie als de mijne, dus waarschijnlijk ook voor veel andere ZZP-ers.

Bij mij was het, achteraf gezien, echt een eitje:

Ik had één excel-sheetje met ‘inkomsten’ en ééntje met ‘uitgaven’ gemaakt. Deze houd ik wel consequent bij: dus heb ik iets gekocht of iets gefactureerd, vul ik het meteen in. In beide specificeer ik duidelijk de BTW.

Ik tel de kolom van gefactureerde BTW op én die van de BTW over mijn zakelijke aankopen en toen was ik eigenlijk al klaar! Nog even inloggen op de site van de belastingdienst en de getalletjes invullen in de juiste hokjes, ondertekenen en dan natuurlijk de acceptgiro niet vergeten te betalen!

Niet leuker!

Natuurlijk, als je een ingewikkelder business runt met buitenlandse activiteiten en meerdere BTW-percentages zal het echt zo eenvoudig niet zijn. Maar het viel mij niet tegen voor een eerste keer!

Nou ja, hoe je het ook wendt of keert het blijft wel belastinggeld, he! Maar leuker kunnen ze het vast niet maken, vermoed ik!

Met je bedrijf naar de beurs

En dan bedoel ik natuurlijk een bedrijvenbeurs waar je je bedrijf presenteert!

Afgelopen week heb ik samen met mijn zakenpartners ons nieuwe bedrijf, Bedrijvencentrum Traverse, gelanceerd op de Bedrijven voor Bedrijven beurs in Helmond.
Van te voren hebben we ons wel afgevraagd hoe dat nu werkt op een beurs. Ik ben als bezoeker wel eens op een bedrijvenbeurs geweest, maar als standhouder heb ik nog nooit op een beurs gestaan.
Hoe doe je dat je bedrijf en jezelf presenteren op een beurs.
Het bedrijfsconcept, het foldermateriaal, posters, wat we wilden vertellen dat was ons al snel duidelijk.
Bezoekers aanspreken en vragen of ze Bedrijvencentrum Traverse kennen (Natuurlijk kennen ze dit niet, want we hebben pas nu onze naam bekend gemaakt), uitleggen wat er mogelijk is in Bedrijvencentrum Traverse. Dat was niet het moeilijkste.

Hoe gedraag je je op een beurs
De do’s en don’ts

Zorg dat je representatief gekleed bent. Jij bent tenslotte het visitekaartje van je bedrijf. Als je op een zakelijke beurs staat dan kleed je je ook zakelijk.

Draag een badge met je eigen naam, logo en bedrijfsnaam. Zo maak je makkelijker persoonlijk contact.

Let op je lichaamstaal. Dus handen uit de zakken, rechtop staan, zodat je laat zien dat je open staat voor contact. Ga niet verveeld hangen, maar ga actief in de stand staan, of liever nog een beetje in het looppad, zodat je bezoekers direct aan kunt spreken.

Niet eten in je stand. Net als je een hap van je broodje neemt wil een potentiële klant graag informatie van je. En het enige wat jij uit kunt brengen is “hmforry”.

Neem geen passieve houding aan. Alleen maar zitten en wachten in je stand tot er mensen met je komen praten is niet de juiste instelling. Daar tegenover staat dat je ook niet mensen hoeft aan te vallen als ze langs lopen.

Bezoekers aan een beurs komen meestal om informatie te krijgen, maar ook om contacten leggen. Niet alleen met potentiële klanten maar ook met bijvoorbeeld partners, leveranciers, potentiële werknemers, pers en wie al niet meer. En datzelfde geldt voor de standhouders; ook zij staan deze dagen op de beurs om voornamelijk contact te leggen met mede standhouders. Loop zelf ook eens een rondje over de beurs en leg contact. Vaak hoort bij een beurs ook een borrel met medestandhouders, een goed moment om te netwerken.

Na afloop van de beurs.
Dan is het tijd voor een snelle opvolging van de uitgezette acties. Alle visitekaartjes verwerken in je CRM-systeem. Als je dat vanaf het begin goed inricht dan werkt dat de komende tijd snel en gemakkelijk. Uiteraard gebruik ik ook de warmtemeter.
De nieuwsbrief die beloofd is moet daarna snel de deur uit, zodat je bedrijf onder de aandacht blijft.
Prospects die meer informatie gevraagd hebben worden gebeld en afspraken worden gemaakt.

Wij, Frank van Lieshout, Patricia van den Eertwegh en Petra Vulders, kunnen concluderen dat onze eerste beurs geslaagd is geweest.
Ook benieuwd naar de mogelijkheden bij Bedrijvencentrum Traverse? Bel of mail me als je meer informatie wilt.

Hoe doe jij je administratie?

Dan ben je gestart als ondernemer. Wat komt er nou allemaal nog kijken naast het doen van je werk, je “core-business”?
Je bent specialist in jouw vak, maar je bent ook verkoper, inkoper,secretaresse, schoonmaker, boekhouder.
Je kan ervoor kiezen om alles zelf te doen, maar de dingen die jij niet leuk vindt of waar je niet goed in bent kun je ook uitbesteden.

Over het bijhouden van je administratie wil ik een paar tips geven.

Voor een zakelijk dienstverlener is een administratie niet zo heel ingewikkeld, ook als je er geen verstand van hebt.
Je kan je hele administratie zelf doen, je kan een deel zelf doen en je kan alles uitbesteden. Je moet doen wat het beste bij jou past en wat je je kunt veroorloven, want een boekhouder kost geld. Een boekhouder je administratie laten doen verdient zich natuurlijk weer terug, want de tijd die jij niet in je administratie hoeft te steken kun je andere dingen doen waar jij weer goed in bent en waar je omzet mee maakt. En een boekhouder heeft verstand van zaken en zal meer doen in minder tijd dan jij.

Wat kan je wel zelf doen:
Schaf 4 ordners en tabbladen aan.
De ordners zijn voor:

Kas : alle bonnetjes die je contant betaald hebt
Bank : afschriften en pinbetalingbonnen
Crediteuren: inkoopfacturen
Debiteuren : verkoopfacturen

Stop alle bonnetjes en facturen meteen bij binnenkomst op datum volgorde in de juiste ordner.
Houd je zelf je administratie bij dan hoef je één keer per week, maand of kwartaal (net wanneer je de administratie inboekt) alleen nog maar datgene wat in de ordners zit te boeken.
Laat je alles door een boekhouder doen dan is hij ook blij als je het netjes geordend aanlevert. Hij lacht nog harder als je een schoenendoos met bonnetjes brengt, want zijn uren tellen gewoon door.

Of je nu de administratie zelf doet of uitbesteed je moet natuurlijk wel zelf op de hoogte blijven van je financiële situatie en wanneer je alles overzichtelijk in ordners hebt zitten dan heb je dat overzicht ook.

To Tweet or not to tweet

Eigenlijk gelden op twitter zo’n beetje dezelfde ‘regels’ als bij andere social media sites. Maar daarnaast is Twitter supersnel. Waar je een www-tje op hyves nog kunt deleten zonder dat iemand het gelezen heeft, is het bij Twitter al te laat en is je tweet al gelezen door veel volgers of in het ergste geval al ge-RT.

1.   Persoonlijke informatie: ben zuinig met persoonlijke informatie.

2.   Gossip: niet doen! Bedenk altijd of jij het leuk zou vinden de tweet die je wilt versturen te lezen als jij het onderwerp van die tweet zou zijn! Blijf vriendelijk en wees geen pestkop. Schrijf geen dingen die je ook niet face-to-face zou zeggen. Zo kun je mensen altijd onder ogen komen!

3.   Je afwezigheid: let op met het doorgeven van je locaties. Op het moment dat je zegt dat je lekker geniet van je papa-dag mét je kinderen in het speeltuin, is er niemand thuis. Ook als je aankondigt lekker 2 weken naar de Côte d’Azur te gaan heeft een dief lekker de tijd om op zijn gemak boefje te spelen! Niet doen dus!

4.   Foto’s: Plaatjes vertellen zoveel meer dan woorden en dát is leuk en handig! Behalve als het ranzige foto’s zijn! Dus zijn het foto’s waar je later niet meer aan herinnert wilt worden, die je liever niet aan je oma, moeder of (nieuwe) baas laat zien? Houdt ze dan lekker in je privécollectie!

Vind je het bovenstaande iets te overdreven? Dat is het misschien ook wel zo, maar in aanmerking genomen dat niet iedereen is wie hij of zij beweert te zijn in zijn Twitterprofiel, kun je maar beter het zekere voor het onzekere nemen! Gebruik gewoon je gezonde verstand voordat je een tweet plaatst, want iedereen kán meekijken: je twittervriendjes maar ook je twittervijandjes.

Bovendien kan het ook zomaar gebeuren dat je mensen 'in real life' tegenkomt en dan zou het toch fijn zijn als je je niet hoeft te schamen voor je uitlatingen op Twitter!